29 de agosto de 2008

Produtividade Pessoal

Há alguns anos o escritor norte-americano David Allen escreveu um livro que revolucionou as idéias existentes sobre administração do tempo e produtividade pessoal. O título original do livro em inglês é "Getting Thing Done" que numa tradução livre pode ser "Fazendo as coisas", e como esse título em português não teria o mesmo sentido que em inglês o livro foi publicado no Brasil com o nome de A Arte de Fazer Acontecer. (não confundir com o outro livro do mesmo autor: Produtividade Pessoal, A arte da produtividade sem stress).

Uma das bases de todo o método por ele desenvolvido é a capacidade de se manter a "mente como água", ou seja, você deve pegar todas suas coisas a fazer, preocupações, idéias, lembretes e colocá-lo em um único lugar, que é chamado por David de "Caixa de Entrada". E quando falamos tudo é realmente tudo, levar o cachorro ao veterinário, fazer uma ligação de negócios, pagar a padaria ou preparar a ata de sua próxima reunião. E essa caixa de entrada deve ser revisada diariamente e seu conteúdo processado. O uso sistemático desse método e sua constante revisão objetiva tirar todas as preocupações de sua mente, pois segundo David, a verdadeira produtividade é atingida quando estamos estamos com a mente completamente livre de preocupações inconscientes.

Ao revisar sua caixa de entrada diária e semanalmente, você deve pegar cada ítem e tomar sempre uma das três decisões possíveis: arquivar para referência, jogar fora ou implementar AÇÃO sobre o ítem, que é justamente FAZER. Uma das dicas é o princípio dos 2 minutos, ou seja, se a ação a ser tomada sobre determinado item de sua caixa de entrada precisa de menos de 2 minutos para ser conclúida, faça agora. Outra regra a ser seguida é "Faça, Delegue ou Defira" mas resolva. Tudo que necessita de mais de uma ação automaticamente deve ser transformada em um projeto! Uma das listas que a informação pode ser joagada após processada é a lista "Talvez um dia" onde você acrescenta aquelas idéias que vez ou outra surgem na sua cabeça mas não são necessariamente coisas a serem feitas a curto ou médio prazo. Um exemplo seria "aprender japonês", "fazer pós-graduação" ou "escrever um livro".

O mais importante é manter esse sistema dinâmico, com o fluxo de informação caindo em sua caixa de entrada e você a processando com revisões diárias e semanais, seguindo corretamente o "modus operandi" de Allen. Talvez a dificuldade maior seja em conciliar todo o fluxo de informação em um único lugar, porém para pessoas que já estão acostumadas com as tradicionais listas de coisas a fazer e listas de prioridades ABC basta uma mudança pequena na forma de coletar as informações e você sente a diferença instantaneamente. Manter as revisões acontecendo sempre é outro trunfo para que o sistema funcione. Todo dia no final do dia você revisa sua lista e processa tudo que pode ser processado, o que não deixa sua caixa de entrada se tornar um buraco negro onde você simplesmente joga a informação e esquece.

A filosofia do GTD (como é comumente refererida em inglês) pode ser aplicada com papel e caneta, agendas, agendas eletrônicas, ou até mesmo com seu computador. Mas a essência do funcionamento do GTD é você aplicar AÇÃO, é fazer. Toda essa estrutura e organização criada em cima do fluxo de informação que você recebe a todo momento te ajuda a manter a mente limpa e clara, o que implica em aumentar consideravelmente sua produtividade. Porém o sistema não faz tudo sozinho, é necessário que você tenha a convicção de se organizar e fazê-lo funcionar.

6 comentários:

  1. http://www.brighthope.org/images/misc_images/haiti_earthquake_2010.jpg

    The country of Haiti is in turmoil. We can all help. Common people & businesses worldwide are helping to provide financial assistance.

    According to Matthew Fleeger, an oil executive who donated over 7 million USD to the relief mission, "whatever bad situation you may have ever endured, it's nothing compared to the death, disease and damage in Haiti".

    Donate Directly via Google
    http://www.google.com/relief/haitiearthquake/

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  2. A guy apparently opened fire on middle school students with a rifle. The math teacher, David Benke, stopped him and probably saved dozens of childrens' lives at the risk of his own life. This man is a true hero.

    You can read the news article here http://news.yahoo.com/s/ap/us_colo_school_shooting - Teacher tackles gunman supected in school shooting http://www.youvoid.info/piczz/k/n.gif

    We should all take a moment of silence for this man. Thank you.

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  3. The action taken to local and national disasters is great but it's a damn shame that so many citizens take advantage of the sad situations.

    I mean everytime there is an earthquake, a flood, an oil spill - there's always a group of heartless people who rip off tax payers.

    This is in response to reading that 4 of Oprah Winfreys "angels" got busted ripping off the system. Shame on them!
    http://www.cbsnews.com/blogs/2009/08/19/crimesider/entry5251471.shtml

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  4. http://www.mtv.com/onair/truelife/assets/flipbook_season8/steroids/tl_steroids_01.jpg

    Searching for data on anabolic steroids pills? Learn to stay fit & bodybuild without causing damage. There are many bodybuilding articles to navigate. It's hard finding good info.

    Buying steroids on the open blackmarket can be dangerous and illegal. We strongly advise all people who use steroids if your into bodybuilding then your going to want to check out. Steroids can enhance body growth. Body building suppliments are a key ingredient to improving your health.

    There are many websites that talk about steroids and anabolics. Check out Bodybuilding for more info.

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  5. Hey guys, do you use these two services?

    I've found some cool people on both. A neat place to do more discussions on these topics! :-)

    Buzz is really new but I dig the deeper converations there.

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